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Détail de l'annonce réf. 17030084

Publication EMPLOI du 9 mars 2017

Chargé(e) d'Administration et de Production

MJC CONFLUENCE-PRESQU'ÎLE / SALLE DU MARCHÉ GARE • Spectacle vivant • Lyon (69)

  • Gestion de billetterie
  • Administration, gestion, finance
  • Accueil, billetterie, caisse
  • Bar
  • Exploitation de lieux

Présentation de la structure : Le Marché Gare

Ouvert en février 2006, le Marché Gare est une salle de concerts et de résidences en faveur des musiques actuelles gérée par l’association Mjc Presqu’île Confluence. D’une capacité de 300 places, la salle est un lieu de rencontre entre les artistes et le public dans un contexte de proximité et d’attachement à la création musicale et artistique.

Installé au sein des anciens bâtiments administratifs du Marché de Gros, le Marché Gare a construit son projet dans ce lieu atypique équipé d’une salle rénovée offrant une deuxième vie à ces locaux.

La salle est un lieu d’expression(s) culturelle(s) qui propose des artistes aux démarches et esthétiques diverses. Sa jauge intermédiaire permet autant la prise de risque que l’organisation de rendez-vous attendus, toujours dans une logique de programmation cohérente entre la scène locale et internationale.  L’équipe accueille une soixantaine de concerts par an organisés par le Marché Gare ou en collaboration avec les acteurs culturels de la région.

 

Définition de la fonction ou intitulé du poste

La fonction de ce poste est d’assurer, sous la responsabilité du directeur et du coordinateur, le bon suivi administratif de la salle de concert du marché gare, la gestion de la billetterie ainsi que la production.

 

Définition des missions liées au service

Ressources financières

Suivi des dépenses et des recettes :

  • Rédaction des bons de commandes ;
  • Elaboration des factures ;
  • Gestion des paiements et de la facturation
  • Mise à jour des tableaux de bord (suivi des dépenses et recettes ; Excel) ;
  • Suivi et contrôle des factures d’achats (codification et imputations analytiques) ;
  • Suivi des budgets prévisionnels/réalisés de fonctionnement avec le coordinateur.

 

Gestion administrative et juridique

  • Mise en œuvre des procédures administratives de fonctionnement en collaboration avec le directeur et le comptable de la structure ;
  • Veille juridique ;
  • Rédaction les cadres et modèles contractuels (cessions de spectacle, partenariats, accompagnement des pratiques, actions spécifiques, etc.)
  • Participation à l’élaboration des dossiers de demande de subventions et d’aides spécifiques en collaboration avec le Coordinateur et le Directeur ;
  • Rédaction les DPAE et les contrats de travail des techniciens intermittents.
  • Mise à jour du tableau de suivi des embauches intermittents

 

Billetterie

  • Mise en vente des billets et la vente de billets / encaissement ;
  • Suivi des préventes ;
  • Gestion de la caisse (vérification des fonds de caisse et des ventes) ;
  • Préparation et dépôts des encaissements.

 

Production

  • Suivi des stocks des marchandises vendues au bar : décompte des stocks consommés après chaque concert, chiffrage de la consommation
  • Renouvellement des stocks de marchandises bar : prévisions de consommation et estimation des commandes, édition et envoi des bons de commandes auprès des fournisseurs : courses alimentaires, commandes bar etc.
  • Gestion de la logistique d’accueil des artistes des groupes programmés au Marché Gare (réception et négociation des riders d’accueil, réservations des transports et des hébergements, gestion des transferts locaux, préparation des loges et gestion de la restauration des artistes (catering)
  • Gestion du budget accueil et responsable de la négociation tarifaire avec des fournisseurs ;
  • Achat approvisionnement accueil artistes
  • Elaboration et réservation des commandes catering (équipes bénévoles et salariées, artistes)
  • Estimation et envoi de la commande d’agents de sécurité pour les concerts
  • Gestion de l’organisation des bénévoles pour les concerts ;
  • Gestion de la caisse du bar (vérification des fonds de caisse et des ventes) ;
  • Prépare les dépôts des encaissements du bar.
  • Participe à la réalisation des bilans d’activité en lien avec le coordinateur.

 

Sur les temps de concerts :

  • Préparation des loges : préparation et installation du snack et des boissons, signalétique
  • Préparation billetterie : point sur préventes, réservations et invitations
  • Impression billets
  • Tenue de la caisse billetterie
  • Annulation des places non vendues

 

Activités Annexes :

  • Participe au suivi de projets ;
  • Participe à la correction des documents administratifs et de la communication ;

 

Positionnement hiérarchique

Accomplit ses tâches sous la responsabilité de :

  • responsable de l’équipement : Directeur
  • responsable du secteur : Coordinateur

Si fonctions d’encadrement, combien de personnes sont encadrées : néant

 

Relations fonctionnelles

Au sein de la structure : avec toute l’équipe
À l’extérieur : fournisseurs, prestataires, partenaires institutionnels et organisationnels

 

Compétences et qualités requises

Savoirs

  • Formation supérieure (niveau Bac+3) et/ ou expérience confirmée dans l’administration de production et le développement de projets artistiques et culturels dans le secteur des Musiques Actuelles ;
  • Pratique usuelle des outils informatiques exigée (Excel, Word, Intrazik, Power Point, Simple Clic …) ;
  • Connaître les enjeux des musiques actuelles et de ses réseaux ;
  • Bonne connaissance du spectacle vivant ;
  • Connaissances comptabilité privé.

 

Savoir-faire

  • Un sens de l’organisation et de la méthode
  • Un sens de la coordination
  • Un sens de l’initiative
  • Intérêt pour le spectacle vivant des musiques actuelles et le développement des projets artistiques et culturels de la structure,
  • Le sens du travail en équipe, une grande disponibilité
  • Autonomie, capacité d’organiser son travail seul et en équipe
  • Capacité à travailler avec des interlocuteurs multiples
  • Capacité rédactionnelle
  • Capacité d’analyse

 

Savoir-être

  • Etre au service du projet de la structure
  • Etre autonome et organisée
  • Etre disponible
  • Avoir le sens du contact humain
  • Faire preuve d’ouverture d’esprit
  • Responsable et réactive

 

Conditions du poste

Contraintes : Travail en soirée et sur les week-ends et jours fériés en fonction de l'activité de la structure.

Horaires de travail : 35h/sem. Modulation du temps de travail. Un planning hebdomadaire sera élaboré en fonction des exigences et contraintes de l’activité de la structure.

Rémunération : CCNA – Indice 300 – 1 815 € brut/mois

CDD : poste à pourvoir dès que possible jusqu’au 31 juillet (Prolongement possible) / Remplacement congé maladie

 

Caractéristiques
Offre d'emploi

Contrats proposés :

  • CDD

Temps plein

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