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Détail de l'annonce réf. 17110147

Publication EMPLOI du 16 novembre 2017

Secrétaire / Assistant(e) Administrative et Comptable

LA BOUTIQUE D'ÉCRITURE & CO • Autre • Montpellier (34)

  • Droit social
  • Comptabilité, paie
  • Secrétariat, assistanat
  • Documentation, information-ressource
  • Accueil, standard
  • Relation clients / utilisateurs

La structure :

La boutique d'écriture c’est un lieu culturel, situé en cœur de ville dans le quartier prioritaire de Figuerolles. Elle y propose à tous
publics, de la petite enfance aux personnes âgées, des publics prioritaires aux étudiants, des familles aux artistes des ateliers
d’écriture et de pratiques artistiques, des actions d'éducation artistique et de médiation culturelles ou encore des appuis à la maîtrise
de la langue : soutien à la scolarité, ateliers sociolinguistiques (FLI).


C’est un lieu ressources et un lieu de formation des acteurs de la culture, de la langue française, de l'éducation et du champ social :
de la création et l’animation de formations universitaires, à l’accompagnement associatif dans le cadre du DLA en passant par la
formation de bénévoles, l’accompagnement de projet ou encore la participation à des collectifs ou groupes de travail, nous nous
efforçons de partager et de transmettre l’expertise apportée par notre expérience.


C’est enfin un acteur « ensemblier », qui porte des projets structurants permettant aux acteurs éducatifs, associatifs et culturels de
participer à des projets communs ou de les accueillir.

 

Les missions :

Sous l’autorité de la Directrice, en lien avec l’équipe de salariés, vous assurerez les missions suivantes :

Accueil et secrétariat :

  • Tenue de l’accueil téléphonique et physique,
  • Tenue du secrétariat (courrier, mails, tenue et mise à jour de l’agenda de la structure),
  • Suivi des inscriptions aux activités, des adhésions et des dons,
  • Saisie et mise à jour des fichiers contacts (bénévoles, partenaires, adhérents),
  • Saisie et mise à jour des états de présence du personnel (bénévole et salarié),
  • Saisie et mise à jour des plannings d’intervention des partenaires sur les activités proposées par l’association,
  • Saisie et mise à jour de différents tableaux de bords (prestations, subventions…),
  • Saisie et mise à jour des données administratives du personnel (déménagement, affiliation mutuelle, arrêts maladie, états
  • de présence…).
  • Saisie et archivage des textes produits en atelier.

Volet administratif :

  • Appui de la structure dans les tâches administratives courantes,
  • Etablissement de courriers divers,
  • Appui à l’établissement des dossiers de demandes de subventions (renseignement des parties administratives et
  • préparation des pièces annexes), envois postaux,
  • Classement et archivage des dossiers,
  • Gestion des déplacements de salariés et intervenants (réservation hébergement et transport),
  • Gestion et suivi des abonnements (revues, mensuels…), commandes d’ouvrages.

Volets comptable et social :

  • Suivi de la facturation (établissement, réception et vérification des factures, relances éventuelles),
  • Classement des pièces comptables, saisie sur Excel et transmission semestrielle au cabinet comptable,
  • Saisie mensuelle des éléments nécessaires à l’établissement des bulletins de paie (réalisés par un cabinet externe),
  • Lien au cabinet comptable en charge du social (déclaration arrêt maladie, réception des bordereaux IJSS, réception et
  • archivage des justificatifs mutuelle, réception et archivage des bordereaux trimestriels de cotisations sociales…).

Gestion du local associatif et suivi des stocks :

  • Gestion du local associatif : relation au propriétaire (demande et réception des quittances), relation aux fournisseurs
  • (téléphone, chaudière, EDF…), relation à la femme de ménage (dates d’intervention, facturation…), suivi des stocks et
  • commande de fournitures (administratives, pédagogiques, alimentaires…).

Participation à la vie associative et à ses temps forts : réunions d'équipe, instances associatives (conseil d’administration et
assemblée générale), événements ponctuels.

Caractéristiques
Offre d'emploi

Contrats proposés :

  • CDD

Eligible au contrat aidé

Temps plein

Pour plus d'informations :
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