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Assistant.e administratif.ve

IRCAM • Autre • PARIS (75)

PublicationEMPLOIdu 12 juillet 2019

CDITemps plein

L’Ircam recherche pour sa Direction scientifique, un(e) Assistant.e administratif.ve, en contrat à durée indéterminée, à temps plein. Poste à pourvoir à compter du 2 septembre 2019. 

PRÉSENTATION DE L’IRCAM :

L’IRCAM est une association à but non lucratif, associée au Centre national d'art et de culture Georges Pompidou, dont les missions comprennent des activités de recherche, de création et de pédagogie autour de la musique du XXème siècle et de ses relations avec les sciences et les technologies. 

DESCRIPTION DU POSTE :

Vous assistez la direction de l’UMR (Unité Mixte de Recherche) et les équipes de recherche dans la mise en œuvre de leurs activités sur le plan administratif et logistique et dans la préparation et le suivi des dossiers. Vous assurez un ensemble de travaux de nature administrative, visant à la rédaction, gestion et diffusion de documents. Le travail se fait en collaboration avec les autres assistantes au sein du secrétariat du département.

MISSIONS :

Vos activités sont les suivantes : 

  • Secrétariat classique : Assurer l’accueil téléphonique. Rédiger des courriers et des compte-rendus de réunions. Organiser et planifier en coordination avec les équipes des réunions, des événements et déplacements professionnels, dans le respect des échéances du département
  • Coordination du département : Accueillir, informer et orienter les interlocuteurs, les nouveaux collaborateurs et le public. Rassembler des informations et des documents pour la constitution de dossiers administratifs, vérifier le cas échéant l’ensemble des documents et assurer l'interface et le suivi avec le service RH et les autres services.
  • Assurer la circulation, la diffusion et le suivi des informations internes et externes ; participer à l'élaboration de documents et à la mise en œuvre des actions de communication et événements publics du service.
  • Exploiter et actualiser des fichiers de données (bases de données de contacts, de matériel…).
  • Effectuer et assurer le suivi des engagements budgétaires, notamment en vue d’audits financiers.

EXPÉRIENCE ET COMPÉTENCES REQUISES :

  • De formation Bac+2 BTS Assistant de Manager ou équivalent, vous avez une expérience réussie de 2/3 ans, si possible dans le secteur de la Recherche publique.
  • Vous maitrisez les outils bureautiques (excel, word) ; faites preuve d’aisance rédactionnelle ; 
  • Vous avez une bonne pratique de l’anglais parlé et écrit ;
  • Vous êtes impliqué/e, organisé/e et rigoureux/se, ce qui vous permet d’être autonome, réactif/ve et force de proposition ; 
  • Vous aimez travailler en équipe ;
  • Votre capacité d'adaptation, votre relationnel et votre discrétion sont des qualités indispensables pour réussir dans ce poste.
  • Une connaissance des procédures de gestions administratives publiques (ANR, CNRS, université) et du système de gestion comptable SIREPA serait un plus. 

SALAIRE : Selon profil et expérience professionnelle.

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