Logo Irmawork
Logo STÉRÉOLUX

Attaché.e d’Administration

STÉRÉOLUX • Spectacle vivant • NANTES (44)

PublicationEMPLOIdu 2 décembre 2019

Ressources humaines
Administration, gestion, finance
Secrétariat, assistanat
CDITemps partiel

 Stereolux est un lieu culturel référent dans les domaines des musiques actuelles et des arts numériques.

Scène labellisée SMAC, l’association développe également une importante activité dans le domaine des arts numériques (tout au long de l’année et au travers du festival Scopitone). Elle est également très active en matière d’action culturelle et dans le développement territorial via l’innovation croisée entre la Culture, la recherche et l’économie. En 2018, nous avons accueilli environ 177 000 spectateurs et participants, toutes activités confondues.

Stereolux propose des activités très diverses (concerts, spectacles, performances, ateliers de pratique, rendez-vous professionnels ...) et travaille avec de nombreux acteurs locaux, nationaux ou internationaux. L’équipe permanente de Stereolux compte 31 salariés répartis en 8 services.


Missions principales

L’Attaché.e d’administration est le/la collaborateur.rice du/de la Directeur.rice administratif.ve et financier.e et de la Direction qu’il/elle assiste dans leurs différentes tâches au niveau de la gestion administrative, budgétaire, financière et sociale de l’association, ainsi que de l’administration du personnel. 

Secrétariat et organisation interne 

Il/elle assiste le/la Directeur(rice) administratif(ve) et financier(e) et la Direction dans la gestion administrative de l’association. Pour ce faire, il/elle :

- assure la rédaction des comptes rendus de réunions internes et externes ;

- plus généralement, assure la rédaction de tous types de documents : note interne, courrier, … et le classement de ces documents ;

- participe au suivi et à la rédaction des documents de bilan du projet artistique et culturel de l’association, pour l’interne ou pour l’externe ;

- assure la mise en page de tout document de présentation des activités 

- assure toute tâche de secrétariat liée au fonctionnement des instances associatives : mise à jour du registre des assemblées, de celui des conseils d’administration, transmission à l’administration publique de toute modification statutaire ou de composition du bureau etc.

Administration générale 

Il/elle assiste le/la Directeur(rice) administratif(ve) et financier(e) et la Direction dans la gestion administrative de l’association. Pour ce faire, il/elle :

- assure la tenue d'un rétro-planning des échéances administratives à venir (dates limites de réception des dossiers de subventions, CNV,…) ;

- demande aux services les éléments et informations nécessaires pour compléter ces dossiers et tenir ces échéances ;

- participe au transfert d'informations et à l’articulation avec les services de programmation d’activités, …

- s’assure du remplissage des bilans d'activités par les services et contrôle les informations fournies ;

- participe à la rédaction des rapports d'activités de la structure et suit leur réalisation (relecture, impression…) ;

- participe au montage des dossiers de subventions nationaux, européens, internationaux de leur dépôt aux demandes de soldes : préparation des documents administratifs, budgétaires, remplissage de la partie argumentaire, des indicateurs de bilan…

- complète les questionnaires, documents d’observations partagées et dossiers de subventions des sociétés civiles et fédérations auxquelles la structure adhère (CNV, SMA, FEDELIMA…) ;

- rédige et suit les conventions d’échanges en lien avec le service communication ; 

- assure la relance et le recouvrement des factures d'échanges ;

- participe au suivi de l’exécution et au contrôle de la réalisation des budgets d’investissements ;

- assure le suivi des acquisitions de matériel et la codification des factures d'investissements ; 

- collabore à l’inventaire, au suivi et au marquage du matériel : il/elle suit la mise à jour régulière de l’outil commun entre les services administration et exploitation.

Juridique 

Il/elle peut être amené à seconder le/la Directeur(rice) administratif(ve) et financier(e) et/ou la secrétaire générale dans sa mission de veille juridique et à cet effet peut être amené à effectuer des recherches de documents juridiques et législatifs concernant le droit du travail, le droit social et le droit fiscal applicable à l’association et à ses activités.

Administration du personnel 

Il/elle seconde la Secrétaire générale dans l’administration du personnel. Dans cette optique, il/elle :

- participe à la rédaction des contrats de travail et avenants du personnel ainsi que de leurs délégations ;

- participe au suivi des dossiers individuels du personnel permanent (fiches individuelles, évolution salariales et minima conventionnels) ;

- participe à la rédaction et au suivi des dossiers de services civiques ;

- participe à la gestion des questions de financement de la formation professionnelle ;

- participe à l’organisation des élections des représentants du personnel ; 

- assure la remise des tickets restaurant au personnel ; 

- organise les déplacements collectifs de l’équipe.


Profil

Formation : niveau de formation Bac +2 gestion-administration minimum.

Expérience professionnelle : significative requise sur un poste similaire ou expérience en juridique et administration de 3 ans minimum.

Savoirs : 

· Intérêt prononcé pour le secteur des musiques actuelles et des arts numériques 

· Connaissance du spectacle vivant et du fonctionnement du secteur culturel subventionné appréciée.

· Connaissance du fonctionnement d’une association.

· Connaissances en droit social et en administration du personnel.

· Bonnes notions juridiques générales et notions juridiques appliquées au secteur culturel 

· Notions de gestion financière appréciées.

· Maîtrise des logiciels de bureautique : tableur, traitement texte, présentations powerpoint, outils collaboratifs et outils de communication numérique.

Savoir-faire : 

· Capacité d’analyse, de synthèse et très bonnes compétences rédactionnelles pour réalisation de notes et comptes-rendus de réunions

· Capacité à anticiper les échéances et planifier l’activité

· Capacité à coordonner un dossier avec l’intervention de plusieurs services dans le respect des échéances

· Capacité à mettre en œuvre et suivre la réalisation d’un plan de formation 

· Capacité à rédiger un contrat de travail

· Capacité à assurer une recherche juridique

· Capacité à manier et contrôler des données chiffrées.

Savoir-être : 

· Rigueur, organisation et discrétion

· Grande curiosité professionnelle

· Adaptabilité

· Aisance dans le travail en équipe : grandes capacités de coordination, communication et de pédagogie


Poste et rémunération

· CDI temps partiel annualisé de 32h hebdomadaires réparties sur 4,5 jours (à savoir 4h le lundi après-midi et 7h par jour du mardi au vendredi), basé à Nantes à compter du 23 avril 2020

  • Convention Collective des Entreprises Artistiques et Culturelles - Groupe 6 – Attaché.e d’administration
  • Rémunération sur la base de 1 790  euros bruts mensuels pour un temps partiel de 32h hebdomadaires + avantages sociaux en vigueur dans la structure détaillés lors de l'entretien. 
Pour avoir accès aux informations qui vous permettront de postuler à cette annonce, connectez-vous !