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Administrateur·trice

ORCHESTRE NATIONAL DE JAZZ • Spectacle vivant • Paris (75019)

PublicationEMPLOIdu 19 mai 2020

Comptabilité, paie
Ressources humaines
Administration, gestion, finance
CDITemps plein

L'Orchestre National de Jazz recrute un.e Administrateur·trice

L’Orchestre National de Jazz, créé en 1986 par le ministère de la Culture pour affirmer dans un geste politique fort sa volonté de reconnaissance du jazz, est une association qui gère plusieurs activités : résidences de créations, concerts, répétitions, projets d’actions culturelles.

Espace privilégié de création et de rencontres artistiques, mais aussi de médiation culturelle et de valorisation du patrimoine, l’ONJ porte aujourd’hui un projet ambitieux aux missions d’intérêt général élargies au service du jazz et de sa diversité.

L’équipe est constituée de 6 salariés permanents (directeur artistique, administrateur·trice, responsable de la communication, responsable de la diffusion, responsable de l’action culturelle, chargée de production) et d’une soixantaine de salariés intermittents (musicien·ne·s, collaborateur·trice·s artistiques, comédien·ne·s, directeur technique et technicien·ne·s). Les bureaux sont installés dans le Parc de la Villette.

Dans le cadre des missions de l'ONJ, sous l’autorité du directeur artistique et en coopération avec l’ensemble de l'équipe, le/la titulaire du poste sera responsable de la gestion administrative, budgétaire, financière, juridique et sociale de l’association.


À ce titre, il/elle remplit les missions suivantes :

Gestion budgétaire, financière et comptable

  • Élaboration et suivi des budgets de la structure et des projets mis en œuvre, en lien avec l’ensemble des collaborateur·trice.s de la structure.
  • Mise en place d’une stratégie de recherche de financements et de partenariats en fonction des plannings de création, de diffusion des programmes et d’enregistrements de disques.
  • Veille et établissement des dossiers de subventions et de leurs bilans, relations avec la tutelle.
  • Participation, avec le directeur artistique, à la recherche de financements complémentaires.
  • Validation des procédures d’achats et de ventes, et facturation.
  • Saisie comptable, mise en place et suivi des analytiques. Relations avec le cabinet comptable.
  • Accompagnement du commissaire aux comptes dans ses démarches (transmission des états de fin d’exercice, justification et calculs des provisions…).
  • Organisation générale de la structure, mise en place et suivi des procédures de gestion (mouvements de caisse, gestion des stocks, inventaire…).
  • Suivi de la trésorerie, gestion de la caisse.
  • Dépôt des comptes annuels.

Gestion administrative et juridique

  • Préparation et suivi des conseils d’administration en lien avec la Présidente :
    - Convocation des administrateurs et envoi de l’ordre du jour.
    - Élaboration des documents pour les conseils d’administration (procès-verbaux, budgets, rapports d’activités et de gestion annuels).
  • Établissement d’indicateurs de pilotage de la structure en collaboration avec le directeur artistique.
  • Veille sociale, fiscale et juridique :
    - Déclarations liées aux modifications de l’association.
    - Réalisation des dossiers de demandes de renouvellement de la licence d’entrepreneur de spectacles et d’autres demandes d’agrément (service civique…). 

Gestion des ressources humaines 

  • Gestion administrative des salariés : contrats de travail, demandes de financements de formation, médecine du travail…
  • Gestion de la paie avec le logiciel GHS sPAIEctacle (contrats, paies et documents associés, déclarations aux organismes sociaux, suivi et règlements).
  • Participation aux entretiens de recrutements, à la politique salariale, à l’élaboration des fiches de poste.

Gestion administrative des productions et des activités phonographiques

  • Suivi analytique des coûts plateaux, des prix de cession en lien avec le budget de la structure et réalisation de documents de synthèse annuel.
  • Négociation et réalisation des conventions de partenariats, de résidences, d’assurance.
  • Établissement et vérification des contrats de cession, de coproduction et de coréalisation.
  • Déclarations et demandes d’autorisations liées aux concerts.
  • Validation des devis et règlement des factures aux prestataires.
  • Suivi et validation des coûts de production (voyages, défraiements repas…), facturation aux lieux d’accueil le cas échéant. Réalisation des bilans annuels des coûts de production en lien avec les salarié·e·s en charge de la production.
  • Gestion des déclarations aux sociétés de gestion des droits pour tous types de productions.
  • Établissement des contrats liés à l’activité phonographique.
  • Collecte des états de ventes de disques physiques et numériques auprès du distributeur.
  • Bilans annuels des ventes de disques physiques et numériques.

Description du profil recherché :

  • Formation et expérience solide d’au moins 3 ans en lien avec le poste à pourvoir.
  • Rigueur, sens de l’organisation, autonomie et capacité d’adaptation.
  • Sens du relationnel.
  • Disposition au travail d’équipe.


Date de prise de fonction : dès que possible.

Date limite de candidature : 12 juin 2020.


Type de contrat : CDI temps plein.

Statut : Cadre, Groupe 2 de la CCNEAC.

Niveau de rémunération : Selon expérience.

Mutuelle niveau 3 (prise en charge par l’employeur à 100%).
Tickets Restaurant (prise en charge 50%).
Pass Navigo (prise en charge 50%).

Lieu de travail : Paris 19ème.

Site web de la structure : www.onj.org

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