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Assistant.e administratif

Association les Riffs du Lion - La Poudrière/Rockhatry • Spectacle vivant • Belfort (90)

PublicationEMPLOIdu 22 juillet 2020

Ressources humainesAdministration, gestion, finance
CDDTemps plein

A/ MISSIONS PRINCIPALES DU POSTE :
Sous la responsabilité de la direction, et en collaboration avec elle :
- Etre en charge de la gestion administrative générale de la structure.
- Etre en charge de la gestion financière de la structure.
- Etre en charge de la gestion du personnel.
- Etre en charge de la gestion des productions.

MISSION COMPLÉMENTAIRE :
- Participer au déroulement des activités de l’association.

B/ MISSIONS DÉTAILLÉES A LA FONCTION  :
1. Etre en charge de la gestion administrative générale de l’Association
- Elaborer, en lien étroit avec la direction, les dossiers de subventions et assurer leur suivi administratif.
- Veiller à l’application des règles régissant l’activité de l’établissement.
- Participer à la recherche de nouveaux financements ainsi que les partenariats privés et le mécénat.
- Suivre les relations avec le cabinet comptable.
- Gérer les stocks administratifs (relations fournisseurs, etc).
2. Etre en charge de la gestion financière de l’Association
- Elaborer le budget prévisionnel annuel et suivre son exécution.
- Effectuer les analyses financières.
- Enregistrer les entrées et dépenses dans le suivi de budget et effectuer le plan de trésorerie.
- Assurer le classement des données administratives et comptables.
- Etablir les devis et la facturation des prestations.
- Effectuer la transmission et le suivi de données comptables et fiscales.
3. Etre en charge, en collaboration avec la direction, de la gestion du personnel
- Elaborer les plannings.
- Effectuer le suivi du plan de formation.
- Effectuer les déclarations sociales et assurer le suivi des relations avec les partenaires sociaux.
- Effectuer la transmission et le suivi de données sociales et les démarches liées à la paie.
- Veiller à l’affichage obligatoire.
- Etre en charge de l’engagement des techniciens et artistes intermittents.
4. Etre en charge de la gestion des productions
- Préparer et suivre les budgets analytiques, les financements spécifiques, en lien avec l’attaché
de production.
- Elaborer les contrats avec les équipes artistiques, les chartes de mise à disposition de la salle, les
contrats de partenariats, de co-réalisation ou de co-production en lien avec l’attaché de production.
- Gérer la billetterie des concerts (mise en vente, bordereaux, partenariats).
- Gérer les caisses (bar, billetterie, locaux de répétition) en lien avec l’attaché de production et
l’animateur des locaux de répétition.
- Droits d’auteurs (SACEM et SACD), taxe fiscale sur les spectacles de variété.
- Gestion de l’espace SIBIL (Système d’Information Billetterie du Ministère de la Culture).
5. Participer au déroulement des activités de l’Association
- Participer à l’organisation des concerts (accueil artiste, installation et mise en valeur du hall et
de la salle, du bar, accueil du public…).
- Contribuer enfin à la mise en place et au déroulement de toutes les activités courantes de la structure.


PROFIL RECHERCHÉ 

- Expérience significative dans le domaine de l’administration dans une structure culturelle, (2 années d’expérience minimum souhaitées).

- Formation initiale dans le domaine culturel de niveau 6 minimum (anciennement niveau 2). - Connaître le secteur des musiques actuelles. 

- Connaître la réglementation dans le domaine du spectacle vivant. 

- Avoir des compétences spécifiques approfondies dans les domaines administratifs, budgétaire, comptable, fiscal et ressources humaines (droit du travail, paies, déclaration). 

- Maîtriser la gestion associative (conseil d’administration, assemblée générale…). 

- Avoir une parfaire maîtrise des logiciels informatiques bureautiques (Word, Excel, Outlook, navigation Internet, solution Heeds…). La maîtrise du logiciel de paie Spaiectacle serait appréciée. 

- Avoir une très bonne expression orale et écrite. 

- Savoir travailler en équipe. 

- Savoir s’impliquer dans un travail en réseau. 

- Savoir être rigoureux et avoir le sens de l’organisation. 

- Savoir prendre des initiatives et être force de proposition. 

- Avoir de bonnes capacités relationnelles. 

- Bonne pratique de l’anglais souhaitée. 

- Savoir gérer le stress, les tensions et les conflits internes dans les périodes d’activités intenses. 

- Avoir une forte sensibilité artistique. 

- Permis B et véhicule indispensables. 

Relations internes : 

- Encadrement : Direction de l’Association sous la responsabilité de la présidence de l’Association, du bureau et du Conseil d’Administration.

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